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Le contrôle des déclarations des mises en marché

Que sont les audits des déclarations des adhérents ?

En application du Code l’environnement, Valobat en tant qu’éco-organisme a l’obligation de procéder à des contrôles des déclarations de ses adhérents pour 20% des quantités qui lui sont déclarées. Ainsi, à partir d’avril 2024, Valobat mandatera des cabinets indépendants dont la mission est d’auditer la juste déclaration de ses adhérents. En cas d’écart notable, une régularisation, à la hausse comme à la baisse, sera opérée.

Contexte réglementaire

  • En application de l’article R541-128, Valobat doit contrôler 20% des quantités déclarées par ses adhérents.
  • Les cabinets de contrôle des déclarations sont accrédités ou engagés dans une démarche d’accréditation “Contrôle externe des déclarations de mises sur le marché des contributeurs des éco-organismes dans les filières REP concernées – Code 12.7.2” délivrée par le COFRAC ou un organisme équivalent tel que prévu à l’article R541-126.

Pour la filière PMCB, Valobat estime qu’il serait nécessaire de réaliser a minima 90 audits chaque années pour atteindre les objectifs.

Sélection des adhérents à auditer

Valobat segmentera ses adhérents selon les quantités déclarées et procédera à une sélection d’adhérents au sein de ces segments de manière à atteindre au global les quantités réglementaires.

Les audits sont déclenchés, de façon alternative et / ou cumulative :

  • En cas d’incohérences ou de persistance d’anomalies dans la déclaration au terme de certains contrôles automatiques ou demandes d’explications : absences de déclaration pour une famille catégorie correspondant à l’activité de l’entreprise, chiffres incohérents, évolution atypique…
  • Et également de manière aléatoire par segment de tonnages, constatée par un huissier qui validera ou réalisera la régularité de la sélection des adhérents devant faire l’objet d’un contrôle.

Valobat informera les adhérents concernés et les modalités d’intervention envisagées (cabinet, calendrier, procédures…).

Déroulement des audits

Un entretien téléphonique préalable à l’audit pourra être mené avec le cabinet afin d’expliquer le déroulement du contrôle, de présenter les documents ou fichiers informatiques ressources nécessaire, permettre d’appréhender au mieux l’activité de l’entreprise…

L’adhérent pourra également poser en amont toutes les questions nécessaires à la bonne réalisation de l’audit, ce dernier pourra avoir lieu dans les locaux de l’adhérent. Les cabinets sélectionnés par appels d’offre sont soumis à la plus grande confidentialité des informations recueillies lors des contrôles.

Ces audits ont pour but de détecter d’éventuelles erreurs afin de vérifier l’exactitude des déclarations et des contributions. Aussi, à partir des entretiens, documents et fichiers informatiques mis à la disposition des auditeurs, le contrôle vise notamment à analyser la méthodologie de déclaration de l’adhérent et à valider :

  • Le périmètre d’assujettissement comprenant le statut de metteur sur le marché, les produits et matériaux concernés, le territoire géographique visé ;
  • Les quantités déclarées à partir des quantités mises sur le marché (unité, poids, m²…) et de leur bonne affectation par rapport au barème. A compter de 2025, l’application des primes et pénalités des écomodulations sera aussi contrôlée.

Divers contrôles de cohérence seront établis au regard des activités de l’adhérent, de son chiffre d’affaires, des circuits de distributions, de ses marques ou filiales, des imports / exports…

Les audits pourront être opérés sur les 3 dernières années d’exercice.

Au terme de l’audit, un partage oral des conclusions est effectué entre l’adhérent concerné et l’auditeur. Un rapport d’audit rédigé par le cabinet sera partagé avec l’adhérent, accompagné le cas échéant du chiffrage des écarts constatés. En cas de déclaration erronée constatant un écart significatif, l’adhérent est invité à procéder à une déclaration corrective conduisant à deux situations :

  • Sur-déclaration (le cabinet a constaté que l’adhérent avait trop déclaré) : Valobat émet un avoir et effectue son paiement dans un délai de 30 jours ;
  • Sous-déclaration (le cabinet a constaté que l’adhérent avait omis certains produits ou quantités) : Valobat émet une facture devant être réglée dans les conditions normales du contrat d’adhésion.

En cas de défaut par l’adhérent de la régularisation de sa situation, un reporting (conclusions du rapport d’audit) est communiqué auprès des services de l’Etat.

Synthèse des audits

En application au Code de l’environnement, Valobat présentera tous les deux ans au cabinet en charge du contrôle de sa propre activité une synthèse des audits adhérents réalisés. Les résultats de ce contrôle interne seront présentés au Comité des Parties Prenantes et aux pouvoirs publics.

Calendrier de la campagne d’audits